Werden Prozesse digitalisiert, erfolgt dies meist mit der Absicht, die Effizienz der Betriebsabläufe zu steigern und die Kosten zu senken. Durch eine Steigerung der Effizienz können Bearbeitungszeiten verringert, Abläufe vereinfacht und neben Personalkosten auch Aufwände für veraltete Lösungen eingespart werden. Zudem werden Medienbrüche vermieden, wenn eine umfassende Digitalisierung sämtlicher Abläufe erfolgen kann.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, die Transparenz der Prozesse zu steigern und sie generell nachvollziehbarer zu gestalten. Fehlerquellen können so schneller entdeckt und Probleme effizienter gelöst werden. Gerade beim Wechsel von manuell erfasster Arbeit hin zu digitalen Prozessen zeigen sich erhebliche Optimierungspotenziale.

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